5. Planning

Dit is een reeks blogpost over de Delft Design Approach for Redesigning Education (DARE). Lees deze voor meer informatie: DARE to blend.

Tijdens de planning sessie wordt een overzicht gemaakt van alle taken die nog gedaan moeten worden en materialen die ontwikkeld moeten worden en wordt dit samengevoegd tot een (haalbare planning).

Afbeelding van Bastian Wiedenhaupt via Pixabay

Doel

Het doel van de planning-sessie is om een haalbare planning te maken met alle taken die nog uitgevoerd moeten worden. Tijdens deze 1 uur durende sessie sessie wordt het storyboard/prototypes omgezet in taken, inclusief subtaken en een tijdsinschatting. Dit alles wordt in een planning vastgelegd. Daarnaast worden er tijdens de bijeenkomst afspraken gemaakt over de manier van samenwerken, de voortgang en de vervolgacties die gepland moeten worden.

Voorbereiding

Voorafgaand aan de sessie:

• Bespreek met de course manager hoe de sessie eruit gaat zien en loop de powerpoint presentatie alvast een keer door. Bespreek eventueel nog een keer de samenwerkingsafspraken die in de 1. Kick-off sessie zijn gemaakt.
• Vraag aan het team of ze hun beschikbaarheid voor de komende maanden mee willen nemen (vakanties, afwezigheid, conferenties, etc.). Dit is nodig voor het maken van een realistische planning.
• Informeer alvast bij de filmstudio/mediaproductieafdeling wat de beschikbaarheid is de komende tijd. Het storyboard en de prototypes geven alvast een inschatting van het type en aantal video’s dat het course team waarschijnlijk wil maken. Voor de planning is het handig om deze informatie alvast te hebben.

Indeling van de ruimte:

• Tafels en stoelen: zorg dat er per course team een tafel en stoelen beschikbaar zijn
• Benodigdheden: zorg dat de materialen (zie hieronder) beschikbaar zijn voor het course team

Voorbereiding van de facilitator:

• Pas de presentatie aan.
• Print de handouts
• Test de apparatuur (beamers/scherm)

Sessie

De planningssessie duurt over het algemeen een uur (soms langer als het een complex vak is). Tijdens deze sessie is het hele course team aanwezig en proberen ze gezamenlijk een planning te maken om het vak te ontwikkelen. Deze planning bestaat uit alle taken die nog gedaan moeten worden en deze uitzetten in de tijd. De sessie bestaat uit de volgende stappen:

Collaboration

In deze stap worden nog een keer de samenwerkingsafspraken uit de 1. Kick-off sessie besproken en de manier van samenwerken. Bespreek hoe vaak het team tijdens de ontwikkeling wil samenkomen om de voortgang te bespreken (elke week, om de week). Bespreek ook welk platform er gebruikt gaat worden voor het uitwisselen van materialen (waarschijnlijk heeft het team al iets gekozen en kan dit gewoon gebruikt blijven worden) en het bijhouden van de voortgang.

To do’s and important dates

Hierna wordt een lijst gemaakt van alle taken die nog gedaan moeten worden en belangrijke data (wanneer start het vak, zijn er nog vakanties/conferenties waar rekening mee gehouden moet worden, zijn er workshops die gepland moeten worden)? Het doel van deze stap is vooral bewustwording bij het team dat er nog veel gedaan moet worden en dat er waarschijnlijk (te) weinig tijd is.

Action lists & planning

In deze stap wordt de daadwerkelijke planning gemaakt. Hiervoor kan een projectmanagementtool (zoiets als Microsoft Planner of Trello) gebruikt worden, of excel (zie ook [c. Action List and Plan.xlsx]). Het kan helpen om eerste een globale jaarplanning per maand te maken voor het overzicht (gebruik hiervoor [b. Academic Year Calendar – A3.docx]). Dit zorgt ervoor dat er meer zicht komt op de belangrijkste deadlines in het project.

Tips

• Wie is de project manager: deze tip slaat op deze stap en ook voor 6. Development fase. Het is essentieel om vast te stellen wie de project manager is tijdens het project. De project manager houdt het overzicht en kan mensen aansporen. Als het niet duidelijk is wie de projectmanager is, dan is er een grote kans dat er tijdens de developmentfase van het vak problemen ontstaan. Lees ook het artikel over het course team en de verschillende rollen. Let op: soms wordt gevraagd of de facilitator/onderwijsadviseur de projectmanager wil worden. Ik adviseer vaak om deze taak niet op te pakken, aangezien de verantwoordelijkheid van het project dan deels bij een extern iemand komt te liggen, in plaats van bij het course team. Echter, dit is een afweging die iedereen zelf moet maken en per situatie kan verschillen.
• Zorg dat er een goed overzicht is van alle taken. Hierbij kan het storyboard en de prototypes handvatten bieden. Het kan ook helpen om als facilitator een overzicht van subtaken te maken (zie hiervoor ook [c. Action List and Plan.xlsx)
• Zorg ervoor dat iedereen zijn beschikbaarheid voor de komende maanden duidelijk heeft en meeneemt naar de bijeenkomst. Dit heeft betrekken op hoeveel tijd men per week kan besteden aan de ontwikkeling van het vak. Denk hierbij ook aan vakantieperiodes, congressen, piekmomenten in het onderwijs, etc.
• Zijn er nog activiteiten die gepland moeten worden? Denk hierbij aan het deelnemen aan workshops, reserveren van opnamestudio’s, werksessies met het hele team, wekelijkse bijeenkomsten.
• Probeer een inschatting te geven van hoeveel tijd het ontwikkelen van een leeractiviteit kost. Bijvoorbeeld de eerste keer dat iemand een video gaat maken kan dit wel 8 uur duren. Hoeveel tijd kost het om een college voor te bereiden? Hoeveel tijd kost het schrijven van een opdracht?
• Het bouwen van het vak in de leeromgeving kost ook tijd. Denk hierbij aan het uploaden van alle opdrachten, het inrichten van de tools, het schrijven van instructies, het maken van announcements, etc.
• Vergeet niet om het (beta)testen van het vak (werkt de leeromgeving naar behoren, moeten er activiteiten/tools uitgeprobeerd worden) in de planning op te nemen.

Materialen en benodigdheden

Materialen

De volgende DARE materialen zijn nodig voor deze sessie.

• [a. Planning.pptx]: Dit is de presentatie die voor de planning meeting
• [b. Planning Academic Year – A3.docx]: Print deze template | A3 | Een per course team
• [c. Action List and Plan.xlsx]: Dit is een template dat gebruikt kan worden voor de taken en planning van het vak.

⬇️ Download alle materialen van deze stap

Benodigdheden

• Ruimte waar het hele course team kan zitten
• Een scherm/beamer

Wat te doen als…

De filmstudio/media afdeling niet beschikbaar is voor het produceren van video’s?

Het kan zijn dat de filmstudio volgeboekt is voor de komende weken (zie ook voorbereiding). In dat geval zijn er een aantal opties:

• Maak alle scripts en visuals alvast helemaal in orde zodat ze later opgenomen kunnen worden in de studio.
• Gebruik een andere studio (wellicht heeft een docent een eigen studio gebouwd).
• Maak video’s met je eigen apparatuur. Gebruik bijvoorbeeld screen-recording software¹, je eigen mobiele telefoon, of bouw een document camera met je smartphone. Bekijk ook deze DIY video factsheets voor het zelf maken van video’s.
• Gebruik materialen van andere docenten. Er zijn talloze Open Educational Resources te vinden bij bijvoorbeeld OER Commons, Edusources, Khan Academy of Wikiwijs. Of probeer iets op YouTube te vinden (denk hierbij wel goed na over de rechten).

Iemand het course team verlaat?

Dit kan altijd gebeuren. Pak in dit geval de planning erbij en pas deze aan op basis van de beschikbaarheid en haalbaarheid. In het uiterste geval kan het team beslissen om het vak gefaseerd te ontwikkelen en implementeren. Dit betekent dat het vak deels herzien wordt in de eerste editie en de rest van de vernieuwing in de volgende editie van het vak.

Er een onrealistische/onhaalbare planning is?

Als de planning onrealistisch/onhaalbaar blijkt, dan is het goed om dit in de eerst volgende voortgangsbijeenkomst te bespreken. Geef een overzicht van de huidige stand van zaken en de tijd die er nog is om dingen te ontwikkelen. Bekijk hierbij de voortgang en de openstaande taken. Kies er voor om het vak gefaseerd te ontwikkelen (zie het punt hierboven)

De voortgang niet in de projectmanagement tool wordt bijgehouden?

Het is belangrijk om de voortgang inzichtelijk te houden. Hiervoor is de projectmanagementtool (MS Tasks, de excel file) een handig uitgangspunt. Vraag het course team om de tool te updaten als ze een taak volbracht hebben. Een andere opties is om de eerste 5-10 minuten van de voortgangsmeeting te gebruiken om de tool bij te werken. Tot slot kan er ook voor gekozen worden om deze verantwoordelijkheid bij de projectmanager te leggen (dit is echter wel de minst efficiënte optie).

Volgende stap

Na de planning volgt 6. Development. In deze stap gaat het course team de materialen ontwikkelen.

Voetnoten

1. Er zijn veel verschillende screen-recording toepassingen te vinden. Een aantal opties: Powerpoint, Quicktime (macOS), Xbox Game bar (Windows 10 & 11), Knipprogramma(Windows 11), Camtasia (betaald, gebruiksvriendelijk), OBS (open source), Debut Video Capture (Gratis voor niet commercieel gebruik, Windows & Mac). ↩︎